¿Bajo qué figura se analiza el gasto?
Como previsión social. La ley del impuesto sobre la renta agrupa bajo ese concepto las erogaciones que un patrón hace en favor de sus trabajadores para satisfacer contingencias o necesidades futuras, y para elevar su nivel de vida y el de su familia. Un seguro de Gastos Médicos Mayores contratado por la empresa para su plantilla entra en esa categoría por naturaleza.
Que entre en la categoría no significa que la deducción proceda por sí sola. La previsión social es deducible cuando se cumplen los requisitos que la propia ley establece para ella, y esos requisitos son la parte que hay que trabajar desde el diseño del esquema, no al cierre del ejercicio.
Nota de método: en esta página no citamos números de artículo. La numeración y el texto vigente cambian, y una cita que no podemos verificar en la fecha en que la publicamos sería una precisión falsa. Los conceptos que sí nombramos —previsión social, generalidad, indispensabilidad, requisitos de comprobación— son los estables. Tu contador trabaja sobre el texto vigente.
El requisito de generalidad
Es el que más peso tiene en el diseño y el que más veces se descubre tarde. La prestación de previsión social debe otorgarse de forma general: al conjunto de los trabajadores y bajo reglas homogéneas, no de manera selectiva.
El marco distingue además entre trabajadores sindicalizados y no sindicalizados, y establece condiciones propias para cada grupo cuando conviven en la misma empresa. Es una distinción técnica con consecuencias prácticas sobre cómo se estructura el plan, quién entra y con qué nivel.
De ahí se sigue algo que conviene decir sin rodeos: un esquema diseñado solo para la dirección no se analiza igual que uno general. Puede ser una decisión de negocio perfectamente legítima —y con frecuencia lo es—, pero conviene tomarla sabiendo que el tratamiento fiscal no es el mismo, y no descubrirlo después. Cuando una empresa quiere ambas cosas, el camino habitual es un plan general para la plantilla más un esquema diferenciado por encima, y cada pieza se analiza por separado.
Qué más pide el marco, además de la generalidad
La generalidad es el requisito propio de la previsión social, pero convive con los requisitos que la ley exige a cualquier deducción. En términos de concepto:
- Que sea estrictamente indispensable para los fines de la actividad de la empresa.
- Que esté soportada documentalmente, con comprobante fiscal que reúna los requisitos aplicables.
- Que el pago cumpla la forma exigida. Los pagos por encima de los montos que la ley señala deben hacerse por los medios que ella admite —transferencia, cheque nominativo y demás—, no en efectivo.
- Que esté registrada en contabilidad y correctamente clasificada.
- Que la prestación esté prevista en el contrato de trabajo, en las condiciones generales de trabajo o en el documento que formalice la política de prestaciones de la empresa.
- Que se cumplan los plazos aplicables para que la erogación sea deducible en el ejercicio.
Ninguno de estos puntos es exótico. Lo que ocurre en la práctica es que el esquema de seguro se contrata sin que nadie los mire hasta el cierre, y entonces falta el documento que formalizaba la prestación, o el reparto entre empresa y colaborador se hizo sin dejar rastro contable.
¿Y para el trabajador?
Las prestaciones de previsión social pueden ser ingreso exento para el trabajador, con las condiciones y los límites que la ley señala. No es automático ni ilimitado: el efecto depende del conjunto de prestaciones que la persona recibe y de las reglas aplicables a su caso.
Por eso el diseño del esquema —quién entra, en qué nivel, quién paga qué parte— tiene consecuencias en los dos lados de la relación laboral, y conviene revisarlo con el contador antes de contratar y no al presentar la declaración.
¿Diseñamos el esquema con este marco a la vista?
La generalidad se resuelve al diseñar el plan, no al cierre del ejercicio.
Qué documentación entregamos para que tu contador trabaje
Aquí termina nuestro alcance y empieza el suyo. Lo que corresponde al intermediario es que el expediente esté completo y ordenado:
- La póliza y su carátula, con el detalle del esquema contratado y la población asegurada.
- Los comprobantes fiscales de la prima, con la periodicidad con la que se pague.
- El detalle del reparto entre empresa y colaborador, si el esquema es compartido.
- El documento del plan de prestaciones, para que la prestación quede formalizada y no dependa de la costumbre.
- Las altas y bajas del periodo, que es lo que sostiene la generalidad en el tiempo y no solo el día de la contratación.
Con eso, la determinación de si el gasto es deducible y en qué medida es un trabajo que el contador puede hacer sobre documentos, no sobre supuestos.
El error más común
Diseñar el plan por presupuesto y revisar el marco fiscal después. Cuando eso pasa, la empresa suele encontrarse con una de dos cosas: que el esquema quedó concentrado en unas cuantas personas, o que la prestación nunca se formalizó en ningún documento. Las dos se arreglan mucho mejor antes de emitir la póliza que un año después.
La otra cara del mismo error es tratar el marco fiscal como el objetivo. El esquema se diseña para que la gente esté cubierta cuando lo necesite; el tratamiento fiscal es una consecuencia que se cuida, no la razón de contratar.
Lo valida tu contador
Esta página expone el marco. Si la prima de tu empresa es deducible, en qué medida y en qué ejercicio, lo determina tu contador sobre tu contabilidad y sobre el texto vigente de la ley. No lo determina un intermediario de seguros, y desconfía de quien te lo asegure por escrito en una propuesta comercial.
Lo que sí podemos hacer, y hacemos, es diseñar el esquema con el requisito de generalidad a la vista desde la primera conversación, y entregar la documentación en la forma en que tu contador la necesita.
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Las preguntas que llegan del área contable
Cinco se repiten, y las dejamos planteadas antes de responderlas: «¿Es deducible para la empresa el seguro de Gastos Médicos Mayores de sus empleados?», «¿Qué significa el requisito de generalidad?», «¿Para el trabajador la prima es ingreso gravado?», «¿Cambia algo si el colaborador paga una parte por nómina?» y «¿Ustedes determinan si mi empresa puede deducirlo?». Las respuestas van abajo.